01
Manuelle Erfassung frisst Zeit
Daten aus PDFs, Scans und Mails abtippen, in Systeme übertragen, zuordnen - eine wiederkehrende Arbeit, die Fachkräfte von Wertvollerem abhält.
Document AI · Rechnungsverarbeitung · IDP · DSGVO-konform
Dokumente automatisch verarbeiten statt abtippen
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Formulare - unstrukturierte Dokumente kosten täglich manuelle Arbeit und verursachen Fehler. Wir bauen eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung, die Belege klassifiziert, die relevanten Daten extrahiert, prüft und an Ihre Systeme übergibt - DSGVO-konform und self-hosted.
- Klassifizierung, Extraktion und Prüfung aus einer Hand
- Bereit für E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung)
- Self-hosted, EU-Hosting, DSGVO-konform
Das Problem
Warum manuelle Dokumentenverarbeitung teuer bleibt
Dokumente kommen in unzähligen Formaten, Layouts und über viele Kanäle. Wer sie von Hand erfasst, zahlt doppelt: Zeit und Fehler.
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Starre Vorlagen scheitern an Vielfalt
Klassische OCR und Template-Systeme brechen, sobald ein Lieferant sein Layout ändert. KI versteht den Inhalt statt fester Positionen.
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E-Rechnungspflicht drängt
Seit 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können, die Versandpflicht folgt. Wer den Eingang nicht automatisiert, sammelt manuellen Aufwand an.
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Sensible Daten in fremden Clouds
Rechnungen und Verträge enthalten personenbezogene und geschäftskritische Daten - die gehören nicht ungefragt in eine US-Cloud, sondern in eine DSGVO-konforme Verarbeitung.
Wie es funktioniert
Intelligente Dokumentenverarbeitung mit KI
IDP (Intelligent Document Processing) verbindet Texterkennung mit Sprachverständnis: Die KI erfasst nicht nur Zeichen, sondern versteht, was im Dokument steht.
1
Klassifizieren
Jedes eingehende Dokument wird erkannt und einem Typ zugeordnet (Klassifizierung): Rechnung, Lieferschein, Vertrag, Formular. Der richtige Prozess startet automatisch.
2
Extrahieren & prüfen
Die relevanten Felder werden herausgelesen - unabhängig vom Layout - und gegen Regeln und Stammdaten validiert. Unstimmigkeiten werden markiert statt still übernommen.
3
Übergeben & automatisieren
Die geprüften Daten fließen in Ihre Systeme (ERP, DMS, Buchhaltung) - orchestriert über n8n-Workflows, inklusive Freigaben und Ausnahmebehandlung.
Anwendungsfälle
Welche Dokumente sich automatisieren lassen
Überall, wo heute Belege manuell gelesen, erfasst und weitergereicht werden.
Rechnungseingang / Kreditorenbuchhaltung
Eingangsrechnungen werden erkannt, ausgelesen, gegen Bestellung und Wareneingang geprüft und zur Freigabe vorbereitet - der meistgefragte Use-Case mit direktem ROI.
E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung)
Strukturierte E-Rechnungen empfangen, validieren und ins System überführen - konform zur gesetzlichen Pflicht.
Verträge & juristische Dokumente
Fristen, Vertragsparteien, Konditionen automatisch extrahieren und zusammenfassen - statt seitenweise manuell zu prüfen.
Lieferscheine & Logistik
Positionen, Mengen und Referenzen aus Lieferscheinen erfassen und mit Bestellungen abgleichen - auch bei wechselnden Lieferanten-Layouts.
Formulare & Anträge
Ausgefüllte Formulare, Anträge und Fragebögen digitalisieren und strukturiert weiterverarbeiten - inklusive handschriftlicher Felder.
Posteingang & E-Mail-Anhänge
Der digitale Posteingang: Anhänge klassifizieren, an die richtige Stelle leiten und den passenden Prozess anstoßen - ein KI-gestützter Sortierer für Dokumente.
Unser Vorgehen
In drei Schritten zur automatisierten Belegverarbeitung
Wir starten mit einem Dokumententyp mit klarem ROI und erweitern von dort - im laufenden Betrieb.
1
Analyse & Machbarkeit
Wir sichten Ihre Dokumententypen, Volumina und Zielsysteme und wählen den Use-Case mit dem größten Hebel. Bei Unsicherheit sichert ein Machbarkeits-Sprint das Ergebnis an echten Belegen ab.
2
Aufbau & Qualität
Wir bauen die IDP-Pipeline (Klassifizierung, Extraktion, Validierung) und messen die Trefferquote an echten Dokumenten. Unsichere Fälle gehen in eine kontrollierte Prüfung, nicht ungeprüft durch.
3
Integration & Betrieb
Wir binden die Verarbeitung an Ihre Systeme an, bringen sie produktiv und halten sie stabil. Auf Wunsch übernehmen wir Wartung und Weiterentwicklung.
Warum wir
Document AI ist Teil unseres Tagesgeschäfts
Wir bauen KI-gestützte Dokumentenverarbeitung produktiv - verbunden mit Automatisierung und DSGVO-konformer Architektur.
KI statt starrer Vorlagen
Wir setzen auf Sprach- und Bildverständnis statt fester Templates - so bleibt die Verarbeitung stabil, auch wenn sich Layouts ändern.
Automatisierung mitgedacht
Dokumentenverarbeitung endet nicht bei der Extraktion. Über n8n binden wir Freigaben, Systeme und Ausnahmen zu einem durchgängigen Prozess.
DSGVO ernst gemeint
Sensible Belege verarbeiten wir self-hosted und EU-gehostet - passend für Mittelstand, Buchhaltung und regulierte Branchen.
FAQ
Häufige Fragen
Was ist KI-gestützte Dokumentenverarbeitung (Document AI / IDP)?
Intelligent Document Processing (IDP) kombiniert Texterkennung mit KI-Sprachverständnis: Die KI liest nicht nur Zeichen aus, sondern erkennt den Dokumenttyp, versteht den Inhalt und extrahiert die relevanten Felder - unabhängig vom Layout. So lassen sich Rechnungen, Verträge oder Formulare automatisch verarbeiten, statt sie manuell abzutippen.
Worin unterscheidet sich das von klassischer OCR?
Klassische OCR wandelt Bild in Text und funktioniert am besten mit festen Vorlagen an festen Positionen. Ändert ein Lieferant sein Rechnungslayout, bricht das Template. KI-basierte Verarbeitung versteht den Inhalt semantisch und findet die Felder auch bei neuen Layouts - deshalb ist sie robuster und wartungsärmer.
Sind wir damit für die E-Rechnungspflicht gerüstet?
Ja. Wir richten den Empfang und die Verarbeitung strukturierter E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) ein - inklusive Validierung und Übergabe an Ihr System. Gemischte Eingänge (PDF, Papier-Scan, E-Rechnung) lassen sich in einem Prozess bündeln, sodass Sie unabhängig vom Format automatisiert verarbeiten.
Bleiben unsere Belege DSGVO-konform und in der EU?
Ja. Rechnungen und Verträge enthalten sensible Daten, deshalb verarbeiten wir sie self-hosted bzw. EU-gehostet, mit Schwerpunkt auf DSGVO-Konformität. Ihre Dokumente verlassen Ihre Kontrolle nicht unnötig - ein wichtiger Vorteil gegenüber reinen US-Cloud-Diensten.
Wie genau ist die automatische Extraktion?
Das hängt von Dokumententyp und Qualität ab, deshalb nennen wir keine pauschale Zahl. Entscheidend ist der Umgang mit Unsicherheit: Wir messen die Trefferquote an Ihren echten Belegen, und unsichere Fälle gehen in eine kontrollierte Prüfung statt ungeprüft durchzulaufen. So bleibt die Automatisierung verlässlich, statt Fehler still fortzuschreiben.
Schluss mit dem Abtippen.
Lassen Sie uns Ihren größten Dokumenten-Zeitfresser besprechen und den Weg zur automatisierten Verarbeitung finden - im kostenlosen Erstgespräch.