E-Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung - strukturierte Rechnungsformate erklärt

Eine E-Rechnung ist mehr als eine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat, das ein Programm ohne manuelles Abtippen auslesen und weiterverarbeiten kann. Ein eingescanntes Papier oder ein einfaches PDF gilt in diesem Sinne nicht als E-Rechnung - es enthält zwar für Menschen lesbaren Text, aber keine strukturierten Daten, die eine Software zuverlässig auswerten kann.

In Deutschland und der EU haben sich dafür Formate etabliert, die auf einer gemeinsamen europäischen Norm für die elektronische Rechnung (EN 16931) aufsetzen. Die beiden wichtigsten im deutschen Raum sind ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD - das Hybrid-Format

ZUGFeRD kombiniert zwei Welten in einer Datei: ein für Menschen lesbares PDF und darin eingebettet einen strukturierten XML-Datensatz. Wer die Datei öffnet, sieht eine gewohnte Rechnung als PDF - eine Software kann parallel den eingebetteten XML-Teil auslesen und die Rechnungsdaten automatisch verarbeiten. Dieser Hybrid-Ansatz ist praktisch, weil dasselbe Dokument sowohl für den Menschen als auch für die Maschine funktioniert und der Empfänger nicht zwingend spezielle Software zur Ansicht braucht.

XRechnung - reines XML

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne eingebettete Bildansicht. Es enthält ausschließlich die strukturierten Rechnungsdaten und ist in Deutschland vor allem im Zusammenhang mit Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbreitet. Ohne passende Software ist eine XRechnung für Menschen nicht bequem lesbar - dafür ist sie schlank und eindeutig maschinell verarbeitbar. Zur Ansicht wird die XML-Datei durch einen sogenannten Viewer oder ein Stylesheet in eine lesbare Darstellung gebracht.

ZUGFeRD vs. XRechnung im Vergleich

• Aufbau: ZUGFeRD ist hybrid (PDF mit eingebettetem XML), XRechnung ist reines XML.
• Lesbarkeit: ZUGFeRD ist direkt als PDF sichtbar, XRechnung braucht einen Viewer.
• Gemeinsame Basis: Beide orientieren sich an derselben europäischen Rechnungsnorm, sodass die enthaltenen Datenfelder inhaltlich kompatibel sind.
• Einsatz: XRechnung ist im öffentlichen Bereich stark verankert, ZUGFeRD wird häufig im Austausch zwischen Unternehmen genutzt.

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland

Für den Rechnungsaustausch zwischen inländischen Unternehmen (B2B) wird die E-Rechnung in Deutschland schrittweise verpflichtend. Ein zentraler Punkt: Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen grundsätzlich empfangen und verarbeiten können - die Empfangsfähigkeit gilt also bereits. Die Pflicht, selbst nur noch E-Rechnungen zu versenden, wird gestaffelt in den Folgejahren eingeführt, mit Übergangsfristen, die sich unter anderem an der Unternehmensgröße orientieren.

Weil sich die genauen Fristen, Ausnahmen und Grenzen im Detail unterscheiden und angepasst werden können, sollten die konkret geltenden Vorgaben für den eigenen Fall stets anhand aktueller offizieller Quellen oder mit steuerlicher Beratung geprüft werden. Der praktische Kern für die IT bleibt aber unabhängig von Detailfristen: Systeme müssen strukturierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung erzeugen, empfangen und verarbeiten können.

Bezug zur automatischen Verarbeitung

Weil E-Rechnungen strukturierte Daten mitbringen, sind sie ein idealer Ausgangspunkt für die automatische Verarbeitung. Aus dem XML-Teil lassen sich Beträge, Positionen und Steuerangaben direkt und ohne Fehlerquelle "Abtippen" auslesen. Für gemischte Eingänge - teils strukturierte E-Rechnungen, teils klassische PDFs oder Scans - kommt darüber hinaus Intelligent Document Processing (IDP) ins Spiel: Es klassifiziert eingehende Belege (siehe Dokumentenklassifizierung) und extrahiert Daten auch dort, wo noch kein strukturiertes Format vorliegt - bei unstrukturierten Belegen gestützt auf OCR und KI-Verständnis und ein Sprachmodell.

E-Rechnung bei Elasticbrains

Bei Elasticbrains binden wir strukturierte Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung in automatisierte Verarbeitungsstrecken ein - vom Auslesen des XML-Teils bis zur Übergabe an Ihre Buchhaltung, kombiniert mit KI-Verarbeitung für alles, was noch als PDF oder Scan hereinkommt. Mehr dazu auf unserer Leistungsseite KI-Dokumentenverarbeitung.