n8n oder Zapier: Was passt, wenn Datenschutz zählt?
n8n vs. Zapier: Zapier speichert Daten nur in den USA, n8n läuft auf eigenen Servern oder in der Cloud von n8n in Frankfurt. Zapier passt für einfache Abläufe mit unkritischen Daten, n8n, wenn personenbezogene Daten oder eigene KI-Modelle dazukommen. Stand: September 2026.
Worin unterscheiden sich n8n und Zapier?
| Merkmal | n8n | Zapier |
|---|---|---|
| Betrieb | in der Cloud von n8n oder auf eigenen Servern | nur in der Cloud von Zapier |
| Wo die Daten liegen | selbst betrieben in Ihrer Infrastruktur, in der Cloud von n8n in Frankfurt | in den USA, keine Datenhaltung in der EU |
| Quellcode | offen einsehbar (fair-code) | nicht offen |
| Abrechnung | Cloud: nach Ausführungen, ein Durchlauf zählt einmal. Selbst betrieben: Community Edition ohne Lizenzgebühr | nach Tasks: jede erfolgreiche Aktion zählt, Trigger, Filter und Formatter nicht |
| Eigener Code | JavaScript und Python in allen Editionen | JavaScript und Python in allen Tarifen, externe Pakete nur in bezahlten |
| KI | KI-Agenten als Baustein, lokal betriebene Modelle über Ollama anbindbar | KI-Schritte mit Modellen großer Anbieter, auch mit eigenem Schlüssel, lokale Modelle nicht vorgesehen |
| Integrationen | über 500 eingebaute (Angabe n8n), dazu Community-Erweiterungen | über 9.000 Apps (Angabe Zapier) |
| Einstieg | etwas technischer, gut für Teams mit IT in der Nähe | sehr schneller Einstieg ohne IT |
Stand: September 2026. Tarife und Funktionen ändern sich, maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.
Wo liegen unsere Daten?
Bei n8n vs. Zapier und der DSGVO geht es vor allem darum, wo die Daten liegen. Zapier speichert sie in Rechenzentren in den USA. Auf die Frage nach einer reinen Speicherung in der EU schreibt Zapier selbst, dass es diese Möglichkeit nicht gibt. Die Übermittlung in die USA stützt Zapier auf das EU-US Data Privacy Framework, für das Zapier zertifiziert ist. Standardvertragsklauseln gelten laut Vertrag zur Auftragsverarbeitung nur als Rückfallebene.
n8n können Sie auf eigenen Servern betreiben, im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Hoster in Deutschland. Die Cloud von n8n speichert die Daten auf Servern in Frankfurt. Beim Selbstbetrieb verlassen die Daten Ihre Infrastruktur nur dort, wo ein Workflow sie bewusst an einen anderen Dienst schickt.
Für Abläufe mit Kundendaten, Personaldaten oder Gesundheitsdaten ist das oft der entscheidende Punkt. Für Abläufe ohne personenbezogene Daten spielt er kaum eine Rolle.
Ob ein Werkzeug DSGVO-konform genutzt werden kann, hängt von Vertrag, Datenstandort und Ihrem Ablauf ab. Das ist keine Rechtsberatung.
Was kosten n8n und Zapier?
Zapier rechnet in Tasks ab: Jede erfolgreiche Aktion zählt, Trigger, Filter und Formatter zählen nicht. KI-Schritte kosten je nach Modell bis zum Fünffachen. n8n rechnet in der Cloud nach Ausführungen ab: Ein Durchlauf zählt einmal, egal wie viele Schritte der Workflow hat. Selbst betrieben kostet die Community Edition von n8n keine Lizenzgebühr, dafür zahlen Sie Server und Betrieb.
Ein Ablauf mit fünf Aktionen läuft 1.000-mal im Monat. Bei Zapier sind das 5.000 Tasks, mehr als der Tarif Team mit 2.000 Tasks enthält. In der n8n Cloud sind es 1.000 Ausführungen, weniger als die 2.500 im kleinsten Tarif.
| Kriterium | n8n | Zapier |
|---|---|---|
| kostenlos | Community Edition, selbst betrieben | 100 Tasks pro Monat, nur zweistufige Abläufe |
| kleinster bezahlter Tarif | Starter: 20 € pro Monat, 2.500 Ausführungen | Professional: 19,99 US-Dollar pro Monat, 750 Tasks |
| nächster Tarif | Pro: 50 € pro Monat, 10.000 Ausführungen | Team: 69 US-Dollar pro Monat, 2.000 Tasks, bis 25 Nutzer |
Preise bei jährlicher Zahlung, Stand: September 2026. Zapier nennt Preise in US-Dollar. Maßgeblich sind die Preisseiten von n8n und Zapier.
Was n8n selbst betrieben kostet, steht auf der Seite n8n Kosten.
Welches Werkzeug passt zu uns?
Zapier ist die bessere Wahl, wenn
- es schnell gehen soll und niemand in Ihrem Unternehmen einen Server betreuen soll,
- die Abläufe einfach sind und Anwendungen verbinden, die Zapier fertig anbietet,
- keine personenbezogenen Daten durch den Ablauf laufen.
n8n ist die bessere Wahl, wenn
- personenbezogene Daten verarbeitet werden und in der EU oder im Haus bleiben sollen,
- Abläufe viele Aktionen haben oder oft laufen, sodass die Abrechnung pro Task teuer wird,
- eigene Logik oder KI-Agenten mit eigenen Modellen dazukommen.
Und wenn an einem Ablauf Umsatz, Pflichten oder viele Sonderfälle hängen, bauen wir ihn als eigenen Code.
Wie aufwendig ist der Wechsel?
Einen offiziellen Import von Zaps in n8n gibt es nicht, sie werden neu aufgebaut. Dabei lässt sich die Logik oft vereinfachen. Der Aufwand hängt von der Zahl der Zaps und ihren Sonderfällen ab. So gehen wir vor:
Bestandsaufnahme
Wir listen Ihre Zaps auf: was sie tun, wie oft sie laufen, welche Anwendungen sie verbinden.
Reihenfolge
Zuerst die Abläufe mit personenbezogenen Daten oder hohem Volumen.
Neu aufbauen
Wir bauen die Workflows in n8n auf und testen sie mit echten Daten.
Parallel laufen lassen
Alter und neuer Ablauf laufen eine Zeit lang nebeneinander, bis die Ergebnisse übereinstimmen.
Umschalten
Erst dann schalten Sie den Zap ab.
Den Aufwand schätzen wir nach der Bestandsaufnahme, vorher nennen wir keine Zahl.
Der Wechsel von Zapier zu n8n hat unsere Automatisierungskosten um 70 % reduziert. Die KI-Integration und DSGVO-Konformität waren für uns ausschlaggebend.
70 %: Angabe des Kunden
Häufige Fragen
Ist n8n eine gute Alternative zu Zapier?
Ja, wenn Datenschutz zählt, Abläufe viele Schritte haben oder eigene KI-Modelle dazukommen. n8n lässt sich selbst betreiben, die Cloud von n8n speichert in Frankfurt, und abgerechnet wird pro Durchlauf statt pro Aktion. Für einfache Abläufe mit unkritischen Daten ist Zapier oft der kürzere Weg.
Ist Zapier DSGVO-konform nutzbar?
Das hängt von Ihrem Ablauf und Ihren Daten ab, und das ist keine Rechtsberatung. Die Fakten: Zapier speichert Daten nur in den USA und bietet keine Speicherung in der EU an. Die Übermittlung stützt Zapier auf das EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln gelten als Rückfallebene. Für Abläufe mit personenbezogenen Daten prüfen Sie das mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Wo laufen die Daten bei n8n?
Selbst betrieben dort, wo Sie n8n installieren: im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Hoster Ihrer Wahl, zum Beispiel in Deutschland. In der Cloud von n8n auf Servern in Frankfurt.
Was kostet der Wechsel?
Das hängt von der Zahl Ihrer Zaps und ihren Sonderfällen ab. Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme und nennen danach den Aufwand. Die laufenden Kosten sinken oft, weil n8n pro Durchlauf statt pro Aktion abrechnet, selbst betrieben ganz ohne Lizenzgebühr.
Welche Agentur hilft beim Umstieg von Zapier auf n8n?
Wir. Elasticbrains baut n8n-Workflows für Unternehmen, nimmt Ihre bestehenden Zaps auf, baut sie in n8n neu und betreibt sie auf Wunsch mit einem Betriebsvertrag. Das Erstgespräch ist kostenlos.
Weitere Vergleiche
Welche Zaps sollen zu n8n, und welche nicht?
30 Minuten mit Daniel Neumann, kostenlos, per Video. Wir sprechen über Ihr Vorhaben und geben Ihnen Feedback, wie wir es lösen würden.
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