Automatisierungslösungen: Prozesse finden und automatisieren
Wir nehmen Ihre Abläufe auf, bewerten, welche sich zu automatisieren lohnen, und rechnen Aufwand gegen Nutzen. Dann wählen wir gemeinsam das passende Werkzeug und setzen um, mit oder ohne KI.
- Umsetzung
- mit n8n oder eigenem Code, bei Bedarf mit einem KI-Schritt
- Im Einsatz
- Posteingang, Lernmodule, Vertriebsinformationen
- Selbst prüfen
- Automatisierungs-Radar, kostenlos und ohne Anmeldung
- Einstieg
- kostenloses Erstgespräch
Stand: September 2026
In fast jedem Unternehmen gibt es Abläufe, die jeden Tag gleich laufen und trotzdem von Hand gemacht werden: Rechnungen abtippen, Daten von einem System ins nächste übertragen, Anfragen weiterleiten, Berichte zusammenkopieren. Nicht jeder davon lohnt sich zu automatisieren. Manche laufen zu selten, andere haben so viele Sonderfälle, dass die Automatisierung teurer wird als die Handarbeit.
Effizienzoptimierung heißt bei uns deshalb: erst die Abläufe finden, bei denen sich Automatisierung rechnet, dann den passenden Weg wählen. Gemeinsam mit den Leuten, die den Ablauf täglich machen, nehmen wir ihn auf, klären die Regeln und rechnen, was er heute kostet und was Bau und Betrieb kosten würden. Umgesetzt wird mit einem fertigen Werkzeug wie n8n, mit eigenem Code oder mit einem KI-Schritt, wo Dokumente oder Freitext im Spiel sind.
Welche Prozesse lohnen sich zu automatisieren?
Vier Fragen trennen gute Kandidaten von schlechten:
Häufigkeit
Wie oft läuft der Ablauf? Was täglich anfällt, lohnt sich eher als ein Ablauf einmal im Quartal.
Klare Regeln
Lässt sich jeder Schritt als Regel beschreiben, oder entscheidet jemand nach Gefühl? Je klarer die Regeln, desto einfacher die Automatisierung.
Fehleranfälligkeit
Passieren heute beim Abtippen oder Weiterleiten Fehler, die später Arbeit machen?
Volumen
Wie viele Fälle sind es? Hundert Rechnungen im Monat sind ein anderer Fall als zehn.
Typische Kandidaten sind Rechnungen und Belege, die Übertragung von Daten zwischen Systemen, Bestellbestätigungen, wiederkehrende Berichte und das Einordnen eingehender E-Mails. Mit einem KI-Schritt kommen Abläufe dazu, in denen Freitext oder Dokumente gelesen werden müssen.
Oft zeigt sich bei der Aufnahme, dass ein Ablauf erst geklärt werden muss: doppelte Freigaben, Schritte ohne Zweck, Regeln, die jeder anders anwendet. Dann ordnen wir zuerst den Ablauf und automatisieren danach. Einen unklaren Ablauf zu automatisieren, macht ihn nur schneller unklar.
Ihre Abläufe selbst einordnen? Das Automatisierungs-Radar bewertet sie nach diesen vier Fragen, kostenlos und ohne Anmeldung.
Wie rechnet sich eine Automatisierung?
Bevor gebaut wird, stellen wir für jeden Kandidaten zwei Rechnungen nebeneinander.
Was der Ablauf heute kostet
Wie oft er läuft, wie lange ein Fall dauert, wer ihn bearbeitet und was Fehler an Nacharbeit kosten.
Was die Automatisierung kostet
Bau, Tests und Einführung einmalig, dazu laufend Lizenzen, Server, Wartung und bei einem KI-Schritt die Kosten je Anfrage an das Sprachmodell.
Aus beiden ergibt sich, ab wann sich die Automatisierung bezahlt macht. Die Zahlen dafür kommen aus Ihrem Betrieb, nicht aus einem Prospekt. Deshalb nennen wir vorab keine Prozentwerte. Nach dem Start messen wir dieselben Größen wieder, etwa Durchlaufzeit und Fehlerquote, damit Sie sehen, ob die Rechnung aufgeht.
Nicht jede Rechnung geht auf. Dann sagen wir Ihnen das und schlagen vor, den Ablauf zu vereinfachen oder so zu lassen.
Mit welchem Werkzeug automatisieren wir?
Mit dem, das zu Ihrem Ablauf, Ihren Daten und Ihrer IT passt. Ein Überblick über die gängigen Werkzeuge:
n8n
Plattform zur Workflow-Automatisierung, fair-code unter der Sustainable Use License. Selbst betrieben kostet die Community Edition keine Lizenzgebühr, die Daten bleiben auf Ihren Servern. Mit Code-Nodes lässt sich auch eigene Logik abbilden.
Make
Läuft in der Cloud des Anbieters und rechnet in Credits ab, jeder Schritt zählt. Kostenloser Einstieg mit 1.000 Credits pro Monat.
Zapier
Läuft in der Cloud des Anbieters und speichert Daten in den USA. Kostenlos mit 100 Tasks pro Monat für zweistufige Abläufe.
Power Automate
In vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten, dort mit Standard-Connectoren. Für Anwendungen außerhalb von Microsoft braucht es meist eine Premium-Lizenz.
Eigener Code
Wenn Umsatz, Pflichten oder viele Sonderfälle an einem Ablauf hängen oder ein System keine passende Anbindung hat, bauen wir die Automatisierung als eigene Software.
Stand: September 2026. Tarife und Funktionen ändern sich, maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.
Für wenige, einfache Abläufe mit unkritischen Daten ist ein Cloud-Werkzeug oft der kürzere Weg, und das sagen wir Ihnen auch. Wo Datenschutz zählt oder ein Ablauf mehr braucht als Standardbausteine, setzen wir vor allem n8n oder eigenen Code ein.
Wer baut die Automatisierung, und wer betreibt sie?
Wir, auf Wunsch von der Aufnahme bis zum Betrieb. Je nach Ablauf führt der Weg auf eine unserer Leistungsseiten:
Workflows mit n8n
Abläufe, die E-Mail, CRM, ERP und Ablage verbinden. Wir bauen sie so, dass Ihr Team sie danach lesen und selbst ändern kann.
Dokumente auslesen
Rechnungen, Post und Formulare automatisch erkennen, auslesen und an Ihre Systeme weitergeben.
KI-Agenten
Für Aufgaben, die sich nicht vollständig als Regeln beschreiben lassen, arbeitet ein KI-Agent mit Ziel statt festem Pfad.
Eigene Anwendung
Wenn der Ablauf eine eigene Oberfläche mit Freigaben und Rechten braucht.
Jede Automatisierung bekommt eine Fehlerbehandlung und eine Überwachung, die meldet, wenn ein Lauf scheitert oder ein angebundenes System sich ändert. n8n-Workflows betreiben wir mit Betriebsvertrag selbst, über einen Partner, oder wir übergeben sie mit Dokumentation an Ihre IT.
Wie gehen wir vor?
Erstgespräch
Sie schildern die Abläufe, die Zeit kosten. Kostenlos, 30 Minuten per Video.
Abläufe aufnehmen
Gemeinsam mit den Leuten, die den Ablauf täglich machen, halten wir Schritte, Regeln, Sonderfälle und beteiligte Systeme fest.
Bewerten und rechnen
Jeder Kandidat bekommt eine Bewertung nach den vier Fragen und die Rechnung aus heutigen Kosten und Kosten der Automatisierung.
Weg wählen
Für die Kandidaten, die sich lohnen, schlagen wir Werkzeug und Reihenfolge vor.
Ihre Entscheidung
Sie entscheiden, was automatisiert wird. Danach bauen wir den ersten Ablauf, testen ihn an Ihren echten Fällen und bleiben, bis er im Alltag läuft.
Was haben Sie am Ende in der Hand?
Eine Liste Ihrer Abläufe
Mit Bewertung, welche sich zu automatisieren lohnen und welche nicht, und warum.
Die Rechnung je Kandidat
Heutige Kosten gegen Bau- und Betriebskosten, mit den Zahlen aus Ihrem Betrieb.
Eine Empfehlung
Werkzeug und Reihenfolge für die Umsetzung.
Laufende Automatisierungen
Wenn Sie uns beauftragen: gebaut, getestet, dokumentiert und überwacht.
Warum mit uns automatisieren?
Wir rechnen, bevor wir bauen.
Jeder Kandidat bekommt eine Rechnung mit Ihren Zahlen. Lohnt sich ein Ablauf nicht, sagen wir das.
Wir sind an kein Werkzeug gebunden.
n8n, ein Cloud-Werkzeug oder eigener Code: Wir empfehlen, was zu Ihrem Ablauf passt, auch wenn Ihr Team es danach allein betreibt.
KI nur, wo sie gebraucht wird.
Ein KI-Schritt kommt dazu, wenn Dokumente oder Freitext gelesen werden müssen. Ob er zuverlässig genug ist, prüfen wir vorher an Ihren Daten.
Welche Abläufe laufen schon automatisch?
Forderungsmanagement, 2024Kunde vertraulich
KI-Posteingang für Gerichtspost im Forderungsmanagement
Gerichtspost wurde von Hand sortiert, ausgelesen und in die Fachsoftware übertragen. Heute erkennt eine KI in n8n-Workflows den Dokumenttyp, liest Fallnummer, Schuldnerdaten und Fristen aus und übergibt sie an die Fachsoftware. Die Sortierung von Hand entfällt.
Chemie, 2025Kunde vertraulich
E-Learning aus Arbeitsanweisungen automatisch erstellen
Lernmodule entstanden von Hand und mussten bei jeder neuen Arbeitsanweisung überarbeitet werden. Für ein Unternehmen der Chemieindustrie wandelt ein n8n-Workflow die Anweisungen in Lernmodule mit Fragen um und zieht Änderungen nach.
Elektronik-Distribution, 2018 - heuteKunde vertraulich
Produktänderungen personalisiert an den Vertrieb
Änderungen an elektronischen Bauteilen gingen von Hand als Foliensätze an den Vertrieb. Heute sieht jeder im Vertrieb in seinem Dashboard die Änderungen zu seinen Kunden und wird automatisch benachrichtigt, angebunden an CRM und ERP.
Wie fangen wir an?
Mit einem kostenlosen Erstgespräch. Sie schildern die Abläufe, die Ihr Team am meisten Zeit kosten, und wir sagen Ihnen, welche sich zu automatisieren lohnen und womit. Für einen klaren Ablauf ohne KI-Schritt schätzen wir den Aufwand danach direkt.
Vorher selbst sortieren? Das Automatisierungs-Radar ordnet Ihre Abläufe nach Häufigkeit, Regeln, Fehleranfälligkeit und Volumen.
Enthält der Ablauf einen KI-Schritt, prüfen wir ihn im Machbarkeits-Sprint an Ihren echten Dokumenten, Festpreis ab 4.999 € zzgl. USt., Stand: September 2026.
Häufige Fragen
Welche kostenlosen Werkzeuge gibt es für Workflow-Automatisierung?
Die Community Edition von n8n kostet selbst betrieben keine Lizenzgebühr. n8n ist fair-code unter der Sustainable Use License, der Quellcode ist offen einsehbar, Server und Betrieb zahlen Sie selbst. Make bietet einen kostenlosen Einstieg mit 1.000 Credits pro Monat, Zapier einen mit 100 Tasks pro Monat für zweistufige Abläufe. Power Automate ist in vielen Microsoft-365-Lizenzen mit Standard-Connectoren enthalten. Stand: September 2026, maßgeblich sind die Angaben der Anbieter. Elasticbrains aus München hilft bei der Auswahl und setzt die Workflows um.
Wie finde ich heraus, welche Prozesse sich automatisieren lassen?
Mit vier Fragen: Wie oft läuft der Ablauf, lässt er sich als Regeln beschreiben, passieren heute Fehler, und wie viele Fälle sind es? Je öfter, regelhafter, fehleranfälliger und umfangreicher, desto eher lohnt es sich. Selbst einordnen können Sie Ihre Abläufe mit unserem kostenlosen Automatisierungs-Radar. Genauer wird es, wenn wir den Ablauf gemeinsam mit den Leuten aufnehmen, die ihn täglich machen.
Wie rechnet sich Prozessautomatisierung?
Indem man zwei Rechnungen nebeneinanderstellt: was der Ablauf heute kostet, also Häufigkeit, Zeit je Fall und Nacharbeit durch Fehler, und was die Automatisierung kostet, also Bau und Einführung einmalig, dazu Lizenzen, Server, Wartung und bei KI die Kosten je Anfrage. Daraus ergibt sich, ab wann sie sich bezahlt macht. Die Zahlen kommen aus Ihrem Betrieb, deshalb nennen wir vorab keine Prozentwerte.
Wann reicht ein Tool, wann braucht es Entwicklung?
Ein Werkzeug wie n8n, Make oder Power Automate reicht, wenn der Ablauf klaren Regeln folgt und die beteiligten Systeme fertige Anbindungen haben. Entwicklung braucht es, wenn ein System keine passende Schnittstelle hat, viele Sonderfälle dazukommen oder Umsatz und Pflichten an dem Ablauf hängen. Oft ist es beides nacheinander: erst ein Werkzeug, später eigener Code für die Teile, die es brauchen.
Was ist Effizienzoptimierung?
Effizienzoptimierung heißt, einen Ablauf mit weniger Zeit, weniger Fehlern oder weniger Kosten zum selben Ergebnis zu bringen. Bei uns bedeutet das: den Ablauf aufnehmen, unnötige Schritte streichen, die Regeln klären und dann automatisieren, was sich rechnet. Vorher stellen wir die heutigen Kosten den Kosten der Automatisierung gegenüber, nachher messen wir, ob die Rechnung aufgeht.
Welcher Ablauf kostet Ihr Team die meiste Zeit?
30 Minuten mit Daniel Neumann, kostenlos, per Video. Wir sprechen über Ihr Vorhaben und geben Ihnen Feedback, wie wir es lösen würden.
Nächste freie Termine mit Daniel